Oficina de Partes Virtual

Este sistema, parte modular de nuestra solución para la gestión documental y escalable, permite la gestión y administración de los documentos recibidos y enviados por su empresa. Funciona como una oficina de partes virtual y permite obtener la trazabilidad de la documentación.

– Administración de la documentación enviada y recibida desde la oficina central u obras.

– Cada obra o proyecto puede tener su propia oficina de partes, controlado centralmente pero independiente en su operación.

– Acceso de usuarios a través de perfiles predefinidos (control de documentos, director, jefe de area, legalidad, usuarios) que permiten el control de acceso a la documentación.

– Asignación de cada documento a un proyecto específico, por ejemplo, un documento ingresado a oficina de partes central puede ser asociado a un proyecto en construcción.

– Derivación de documentos por parte de control de documentos a usuarios con perfiles de dirección o jefatura, para asignación de responsables y acciones a realizar en función de la oficina de partes donde pertenece el documento.

– Asignación de responsable(s), por documento, de acuerdo a las tareas instruídas por la jefatura y la asociación de plazos de respuesta comprometidos.

– Control de los tiempos de respuestas asociadas a cada documento enviado o recibido, con indicador en colores de acuerdo a la fecha involucrada y los plazos establecidos.

– Trazabilidad de la información, conocer cuales son los documentos enviados o recibidos con anterioridad (o posterioridad) y que son parte de los antecedentes del documento en consulta.

– Avisos programados a través de correo electrónico, de acuerdo a eventos como carga de documentos, responsables asignados, etc.

– Generación de reportes ejecutivos y gráficos on-line relativos a documentación pendiente de respuesta, ingresada por mes, etc.

– Acceso a la Información de cada obra u oficina central de forma controlada a través de filtros de clasificación de areas de documentos, asignados a cada usuario. Ejemplo, usuario solo accede a documentación privada, se establece que esa área de documentación será restringida a nivel de configuración de los usuarios.

– Usuarios pueden pertenecer y acceder a los documentos de diferentes oficinas de partes, con privilegios distintos de acuerdo al perfil de la oficina donde el documento se encuentre.

– Acceso de control de documentos de una oficina de partes a incorporar documentos en otra oficina de partes, por ejemplo, desde oficina central, usuario control de documentos puede cargar un documento directamente en la oficina de partes de la obra.

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