Control de Planos y Flujos de Revisión
3WSA
Control de Planos y Flujos de Revisión - 3WDocument
Este sistema, parte modular de nuestra solución para la gestión documental y escalable, permite el control de documentos / planos CAD de su empresa y la administración de flujos de revisión de los documentos.
3WDocument consiste en un software on-line vía Web que permite mantener de manera eficiente, controlada y ordenada los documentos y flujo de trabajo de su empresa.
Con nuestro control de documentos el personal de su empresa puede acceder y trabajar con los documentos desde cualquier parte, facilitando enormemente el teletrabajo o el trabajo a distancia desde su casa (homeoffice) o desde una obra en ejecución, reduciendo los espacios de oficina en su empresa.
Este software permite, administrar completamente el flujo de trabajo y ciclos de aprobación involucrado en la generación de los planos CAD de la empresa, manteniendo un orden en la clasificación, acceso y revisión de los planos emitidos, además de contener workflow o flujos de trabajo definidos para la revisión interna, revisión del cliente, aprobación y emisión de los planos para construcción.
Además se pueden obtener reportes de los tiempos utilizados por cada usuario del sistema (Proyectistas, Ingenieros, Control de Documentos, etc.) en el desarrollo y revisión interna, hasta la emisión controlada de un plano CAD. Se tiene control completo del flujo de trabajo
Nuestro administrador de documentos 3WDocument es actualmente utilizado por empresas del sector público y privado, las cuales obtienen grandes beneficios al mantener su información ordenada, clasificada y accesible a través de su Intranet o desde Internet.
Escribanos a consultas@3wsa.cl para agendar una demostración u obtener mayor información.
La solución 3WDocument
El software 3WDocument colabora efectivamente a la gestión de los proyectos en el control de los documentos / planos CAD y gestiona los flujos de revisión asociados a cada uno de ellos, controlando todas las versiones y revisiones de los documentos / planos CAD, manteniendo una completa trazabilidad en una base centralizada y con acceso controlado. Es parte modular de nuestra solución escalable de gestión documental y puede operar de forma independiente.
3WDocument resuelve de manera efectiva los problemas relativos al control documental en general.
Además, la personalización de esta solución por parte de nuestra Empresa, permite satisfacer completamente los requerimientos específicos de nuestros clientes.
Posee cualidades especiales que lo diferencian de otros productos que intentan abordar el mismo problema, algunas de estas son las que detallamos a continuación:
- 3WDocument se instala en un servidor en la “nube” Internet, o bien en un servidor de la Empresa. El acceso al software se hace en forma nativa través de un browser (Internet Explorer o Chrome), y no requiere de ninguna instalación a nivel del usuario final.
- Esta característica implica que 3WDocument puede ser accesado desde cualquier equipo que esté conectado a Internet con el servidor Web. Es posible utilizar 3WDocument desde cualquier lugar y facilita el teletrabajo de manera eficiente.
- Se evita la necesidad de utilizar el correo electrónico e-mail para compartir documentos ya que los usuarios acceden a 3WDocument vía Internet.
- 3WDocument puede almacenar cualquier tipo de documento, de cualquier formato, por ejemplo: Documentos de Word, Excel, Autocad, Imágenes GIF, Videos AVI, Audio Wav, etc.
Visualización de documentos.
- Una de las principales cualidades de 3WDocument es que permite visualizar el documento en el browser del usuario, por ejemplo el usuario puede visualizar un plano de Autocad, hacer zoom o acercamientos sobre él, etc.
- El servidor de 3WDocument envía al browser o navegador del cliente la imagen del documento, mediante el uso de algunos plug-ins que se instalan muy fácilmente, es posible entonces visualizar vía Internet un documento.
- Además de la imagen, el cliente puede visualizar el contenido de la base de datos asociada al documento y realizar modificaciones sobre ella, utilizando la misma ventana de visualización.Generación de estructuras lógicas de almacenamiento.
- 3WDocument define el concepto de «proyecto» como un identificador de un grupo de documentos, es decir, todos los documentos asociados a este «proyecto» están regidos por las reglas de almacenamiento lógico que el administrador del sistema 3WDocument haya definido con anterioridad.
- Los usuarios que tengan privilegios sobre este «proyecto» acceden a los documentos a través de 3WDocument y no directamente al servidor, por lo que se garantiza el archivo centralizado y basado en la lógica de almacenamiento del «proyecto».
- La lógica de almacenamiento se define para el «proyecto» y puede variar entre un «proyecto» y otro.
- Los documentos almacenados pueden o no residir en el mismo servidor Web donde se instala 3WDocument, además los documentos quedan archivados siguiendo una estructura lógica en directorios y subdirectorios en el servidor, por lo que es muy claro identificar, respaldar y/o migrar los documentos de un servidor a otro, no utiliza un sistema «cerrado» o «caja negra» en el archivo de documentos, los documentos se pueden respaldar con cualquier utilitario de respaldo disponible en el mercado.
Base de Datos.
- 3WDocument asocia a cada documento una base de datos que permite mantener la información relevante relativa al documento, además es posible realizar búsquedas de documentos de una manera fácil y rápida.
- 3WDocument utiliza los motores de base de datos más comunes como Access, Dbase, SQL Server, Oracle, etc. En general cualquier base de datos que se comunique a través de ODBC de Microsoft.
Información histórica del documento.
- 3WDocument almacena la «historia» del documento, por lo que es posible ver los accesos que ha tenido, las fechas, etc. Además se identifica a los usuarios que han intervenido el documento.
- 3WDocument mantiene un registro en línea de los accesos, por lo que es imposible, por ejemplo, que dos usuarios distintos estén modificando al mismo tiempo un mismo documento.
- 3WDocument es capaz de manejar las «revisiones» o «versiones» de un documento, por lo que si se requiere se puede realizar una nueva «revisión» de un documento y el sistema automáticamente guarda la «revisión» anterior con acceso restringido sólo para visualizarla.
Niveles de acceso.
- Los usuarios del sistema 3wdocument tienen asociado un cierto nivel de acceso a los «proyectos», existen tres niveles de acceso:
- Manager: El cual es capaz de intervenir en la base de datos ligada a los documentos, crear, modificar y eliminar documentos, puede restringir el acceso a un documento mediante «bloqueo» del archivo. Además puede asignar niveles de acceso a los usuarios del proyecto.
- User: El cual es capaz de crear y modificar los documentos, pero no de intervenir la base de datos asociada al documento.
- Viewer: El cual sólo puede visualizar los documentos en el proyecto.
- Los niveles de acceso mencionados se establecen a nivel de proyecto, por lo que un usuario específico puede ser, por ejemplo Manager de un proyecto y Viewer de otro.
Workflow – Flujos de Trabajo
- El sistema 3WDocument realiza el seguimiento automático del flujo de trabajo en la aprobación de un documento para su emisión al cliente final. Desde las revisiones internas y/o revisiones interdisciplinarias de los planos o documentos hasta las revisiones de cliente. De esta manera se asegura que la emisión del documento ha sido debidamente aprobada internamente antes de ser enviado a cliente.
- Las revisiones y comentarios al documento son incoprporadas al sistema mediante archivos PDFs. De esta forma seleccionando un documento, es posible ver rápidamente el historial de revisiones, aprobaciones, comentarios de cliente y sus respuestas, etc. Es decir, se tiene el ciclo completo desde el origen del plano hasta la emisión para construcción.
Trabajo colaborativo – Correo electrónico.
- 3WDocument mantiene los documentos en un servidor Web, por lo que se garantiza el trabajo colaborativo, ya que los usuarios accedan simultáneamente el sistema. Por ejemplo varios usuarios pueden estar trabajando en el mismo proyecto o en varios, varios usuarios podrían estar modificando la base de datos en forma concurrente o visualizando los mismos archivos, etc.
- 3WDocument provee un sistema de integración al correo electrónico para ser usado entre los usuarios de 3WDocument, por lo que es posible comunicarse y, por ejemplo, la asignación de tareas específicas a los usuarios del proyecto.
- El sistema genera automáticamente los avisos acerca de acciones que deben tomar los usuarios, por ejemplo: revisar, aprobar, emitir planos.
100% Cliente-servidor
- 3WDocument es accesado a través de un browser de Internet, es un software 100% cliente-servidor, por lo que los usuarios no pueden ingresar a los directorios de 3WDocument en forma «ilegal», muchos programas de administración de documentos necesitan que los usuarios tengan acceso total a los directorios donde residen los documentos y/o a la base de datos asociada a ellos.
- De esta manera 3WDocument da un nivel de seguridad extra al sistema de manera simple y nativa.
