El problema del control de documentos
3WSA
El problema del control de documentos en la administración de Proyectos
El problema del control de documentos en la administración de Proyectos:
- Los documentos son archivados en lugares dispersos.
- Los documentos archivados no tienen información asociada a ellos.
- No existen "permisos" asociados a los documentos.
- No hay flujos de trabajo asociados a los documentos.
- Mal uso de las herramientas de comunicación.
- Poco trabajo colaborativo o de grupo.
A continuación, vemos con más detalle esta problemática:
Los problemas del control de documentos en detalle
1. Los documentos son archivados en lugares dispersos:
– No existe una metodología (o si existe, no siempre se respeta) para archivar los documentos en un lugar centralizado que permita mantenerlos clasificados mediante algún criterio lógico, por lo que en general, el usuario mantiene documentación importante para la empresa en su estación de trabajo.
– No siempre se tiene acceso a la última revisión del documento, o bien, se generan confusiones acerca de cuál es la última revisión.
– Una falla en el disco duro de la computadora del usuario implica la pérdida de archivos relevantes para el usuario y la empresa, con la correspondiente pérdida de tiempo en rehacerlos (ya que son muy pocas las empresas que incluyen dentro de sus políticas de respaldo, hacer respaldo de las estaciones de trabajo).
– Al no existir un criterio de clasificación de los documentos, los usuarios mantienen documentos en directorios no normalizados en sus estaciones de trabajo, frecuentemente se observa que sólo el usuario es capaz de encontrarlos, y en su ausencia, la labor es compleja y se traduce en una pérdida de tiempo y recursos para la empresa.
2. Los documentos archivados no tienen información asociada a ellos:
– En general, la identificación de un documento se realiza basada en el nombre del archivo y su ubicación en algún directorio, pero la información del contenido no está clara y requiere que éste sea abierto por la aplicación asociada a él para conocerlo, lo que se genera una pérdida de recursos.
– La inexistencia de una base de datos relacionada al documento que permita buscar los documentos con un criterio lógico y basado en una clasificación previa, se traduce también en la pérdida de la información y de recursos, inclusive ni para el propio «dueño» del documento es fácil identificarlo a mediano plazo después de haber generado el documento.
– La inexistencia de un software de manejo de documentos hace imposible saber la «historia» del documento, es decir, saber qué usuario lo creó, quienes lo abrieron y modificaron, etc. Lo cual genera el problema de no poder identificar a los usuarios que han intervenido el documento.
3. No hay flujos de trabajo asociados a los documentos:
– La inexistencia de un sistema que permita controlar el flujo de trabajo, revisiones, aprobaciones y emisiones de los documentos dificulta el trabajo de calidad de la empresa ya que se pierde la trazabilidad en la generación del documento. Además no se asegura que los documentos emitidos tengan el nivel de calidad exigido por las normativa ISO actual en cuanto a la gestión de los documentos.
4. No existen «permisos» asociados a los documentos:
– Los administradores de redes de computadores, usualmente generan derechos de accesos a los directorios en los servidores de red, pero no a los documentos contenidos en tales directorios, por lo que tales documentos están disponibles para cualquier usuario que tenga acceso al directorio, lo que genera el problema de modificaciones no controladas, borrado por accidente, reemplazo de documentos con igual nombre, etc.
5. Poco trabajo colaborativo o de grupo:
– La poca claridad en el manejo de los documentos lleva implícita la poca facilidad para poder trabajar en forma colaborativa o en grupo en torno a un objetivo común, frecuentemente los usuarios realizan tareas redundantes entre ellos sólo por el hecho de no tener la información «compartida» de manera eficiente.
6. Mal uso de las herramientas de comunicación:
– La proliferación de los sistemas de e-mail ha resuelto el problema básico de comunicación entre los usuarios de la empresa aprovechando la existencia de la red Internet, sin embargo, el uso de esta vía de comunicación como una herramienta para compartir documentos (en la intranet o en la extranet) ha generado el problema de saturación de servidores de e-mail por el volumen de datos que deben manejar, lo que obliga a los administradores a realizar tareas de «limpieza» de mensajes antiguos cada cierto tiempo. – Lo anterior también genera pérdida de información, debido a que son muy pocos los usuarios que se preocupan de archivar sus e-mail en forma ordenada y lógica, en carpetas distintas a las propias de los sistemas de e-mail (susceptibles a ser «limpiadas»).
– No existe una metodología (o si existe, no siempre se respeta) para archivar los documentos en un lugar centralizado que permita mantenerlos clasificados mediante algún criterio lógico, por lo que en general, el usuario mantiene documentación importante para la empresa en su estación de trabajo.
– No siempre se tiene acceso a la última revisión del documento, o bien, se generan confusiones acerca de cuál es la última revisión.
– Una falla en el disco duro de la computadora del usuario implica la pérdida de archivos relevantes para el usuario y la empresa, con la correspondiente pérdida de tiempo en rehacerlos (ya que son muy pocas las empresas que incluyen dentro de sus políticas de respaldo, hacer respaldo de las estaciones de trabajo).
– Al no existir un criterio de clasificación de los documentos, los usuarios mantienen documentos en directorios no normalizados en sus estaciones de trabajo, frecuentemente se observa que sólo el usuario es capaz de encontrarlos, y en su ausencia, la labor es compleja y se traduce en una pérdida de tiempo y recursos para la empresa.
2. Los documentos archivados no tienen información asociada a ellos:
– En general, la identificación de un documento se realiza basada en el nombre del archivo y su ubicación en algún directorio, pero la información del contenido no está clara y requiere que éste sea abierto por la aplicación asociada a él para conocerlo, lo que se genera una pérdida de recursos.
– La inexistencia de una base de datos relacionada al documento que permita buscar los documentos con un criterio lógico y basado en una clasificación previa, se traduce también en la pérdida de la información y de recursos, inclusive ni para el propio «dueño» del documento es fácil identificarlo a mediano plazo después de haber generado el documento.
– La inexistencia de un software de manejo de documentos hace imposible saber la «historia» del documento, es decir, saber qué usuario lo creó, quienes lo abrieron y modificaron, etc. Lo cual genera el problema de no poder identificar a los usuarios que han intervenido el documento.
3. No hay flujos de trabajo asociados a los documentos:
– La inexistencia de un sistema que permita controlar el flujo de trabajo, revisiones, aprobaciones y emisiones de los documentos dificulta el trabajo de calidad de la empresa ya que se pierde la trazabilidad en la generación del documento. Además no se asegura que los documentos emitidos tengan el nivel de calidad exigido por las normativa ISO actual en cuanto a la gestión de los documentos.
4. No existen «permisos» asociados a los documentos:
– Los administradores de redes de computadores, usualmente generan derechos de accesos a los directorios en los servidores de red, pero no a los documentos contenidos en tales directorios, por lo que tales documentos están disponibles para cualquier usuario que tenga acceso al directorio, lo que genera el problema de modificaciones no controladas, borrado por accidente, reemplazo de documentos con igual nombre, etc.
5. Poco trabajo colaborativo o de grupo:
– La poca claridad en el manejo de los documentos lleva implícita la poca facilidad para poder trabajar en forma colaborativa o en grupo en torno a un objetivo común, frecuentemente los usuarios realizan tareas redundantes entre ellos sólo por el hecho de no tener la información «compartida» de manera eficiente.
6. Mal uso de las herramientas de comunicación:
– La proliferación de los sistemas de e-mail ha resuelto el problema básico de comunicación entre los usuarios de la empresa aprovechando la existencia de la red Internet, sin embargo, el uso de esta vía de comunicación como una herramienta para compartir documentos (en la intranet o en la extranet) ha generado el problema de saturación de servidores de e-mail por el volumen de datos que deben manejar, lo que obliga a los administradores a realizar tareas de «limpieza» de mensajes antiguos cada cierto tiempo. – Lo anterior también genera pérdida de información, debido a que son muy pocos los usuarios que se preocupan de archivar sus e-mail en forma ordenada y lógica, en carpetas distintas a las propias de los sistemas de e-mail (susceptibles a ser «limpiadas»).
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